Es una idea extendida que las labores contables (y fiscales) sean vistas como un trabajo menor o un trámite formal por obligación jurídica mercantil.

    En muchos casos se concibe el papel de la contabilidad de una pyme o de un autónomo, sea interno en una empresa o externalizada en un despacho, como un papel pasivo, que en consecuencia implica valorar solo el mero hecho de realizar la contabilización como objetivo final.
    Sin embargo, esto hace que se olvide o no se realice un papel activo, el cual implica no solo llevar la contabilidad sino incorporar la “cultura del chequeo” y la “cultura de la información” a la misma y dar valor añadido al mismo.
    Como sabemos, se lleva contabilidad porque la legislación lo obliga, ya sea para depositar las cuentas y legalizar los libros, igual que llevar unos libros registro para todo contribuyente que ejerza actividades económicas y mercantiles. Esto ha propiciado que la contabilidad y el registro de libros, solo sean vistos como un trámite por cumplimentar y se descarte hacer “chequeos” al mismo como si se tratase de una auditoria interna.

    No obstante, si se realiza un papel pasivo sin incorporar un papel activo, a la larga puede ocasionar problemas con terceros y lo que puede parecer una “faena extra” convertirse casi una prevención a los mismos.

    El realizar el proceso de contabilización implica tener una arquitectura de datos contable. Pero implica además realizar chequeos y comprobaciones ya sea para que la contabilidad esté correcta como también presentar los modelos impositivos.

    De esta forma y a modo de ejemplos, se podía:

    • Confirmar que los totales de los libros de ventas del periodo impositivo del trimestre o mes deben coincidir con los importes totales de las cuenta contables de IVA del 477 del periodo. Lo mismo que antes para los libros de compras para las cuentas del 472.
    • Conseguir con la conciliación bancaria que no hay pagos sin saber a qué proveedor/acreedor corresponde y cobros sin saber a qué cliente/deudor corresponde.
    • La suma de los importes declarados en los modelos periódicos (111,115, 123, …) debe coincidir con los modelos de resumen anual (190, 180, 193, …) de tal forma que no se presenta el último modelo del periodo hasta que no esté claro el de resumen anual. Igualmente debe coincidir con contabilidad todos los modelos.
    • Realizar arqueos de caja diarios si se dispone una caja de efectivo.
    • Comprobar que el importe de ventas en el modelo 390 tiene que ser superior o igual a los importes declarados en las ventas que figuran en el 347.
    • Tener claro el modelo 349 antes de presentar el 303.
    • Verificar que el Valor Neto Contable de un inmovilizado no es negativo revisando las dotaciones de amortización.
    • Que figuren en contabilidad todas las facturas emitidas y que estén por orden correlativo.
    • Realizar las circularizaciones del modelo 347, sobre todo en las operaciones de venta.


    Además hay que llevar la contabilidad al día y archivar toda esta documentación para facilitar su consulta.
    Aun así puede haber errores pero con una “cultura del chequeo”, se supone la mejor forma para reducir las posibilidades de que se produzcan una serie de obstáculos, porque en caso de no hacerlo puede haber un requerimiento de Hacienda.
    Por otra parte, si se cumple la “cultura del chequeo” se facilita la “cultura de la información” la cual puede ser de interés para terceros de esta forma, se podría informar, a modo de ejemplo de:

    • Los clientes/deudores que deben dinero, así como las facturas no cobradas, sus importes y desde cuándo. De igual forma con los proveedores/acreedores que se les debe dinero. Este caso puede servir cuando un cliente de un despacho desconoce que clientes le deben dinero y desde cuándo.
    • Los importes de lo que se debe pagar por IVA y retenciones para un determinado mes o trimestre impositivo
    • La tesorería disponible para afrontar los gastos en los próximos días.
    • El importe de las acciones/participaciones de cada participe en el capital social.
    • La insolvencia o no de la sociedad o del trabajador por cuenta propia.
    • Las partidas de ingresos y gastos de forma detallada con respecto al total, para tomar decisiones sobre las mismas. Por ejemplo se podría averiguar que ingresos suponen mayoritarios y gastos se podrían prescindir.
    • Que inmuebles (edificaciones, terrenos, instalaciones,…) y otros inmovilizados (vehículos, mobiliario, …) se poseen.
    • El importe del IBI de forma aproximada a pagar observando el recibo del ejercicio anterior.

    Con esto se aplica un papel activo a las labores fiscales y contables e incluso el papel pasivo que es “picar la documentación” si se automatiza bien y con orden lógico pueden dar a la contabilidad un valor añadido.

    Llevar una contabilidad no es “picar facturas” para pagar el IVA o es un castigo burocrático, supone hacer una “película” sobre todo lo que acontece en una actividad económica para sacar conclusiones a partir de los datos registrados y ahí juega la capacidad de análisis una clave para afrontar el futuro. Si la “película” narra la historia de la empresa eso supone exponer logros y fracasos de la misma pero también capacidades. Para llegar a una “buena película” en el sentido que muestre fielmente los hechos (independientemente del desenlace) es necesario tener una contabilidad bien ordenada y para llegar a ello requiere saber cómo se hace, estar informado y aprender de los errores.

    Llevar una contabilidad requiere comunicación, aspecto fundamental y pieza de un engranaje básico para la toma de decisiones. Ver la evolución de las variables empresariales se consigue básicamente con una contabilidad ordenada.

    En resumen, la contabilidad supone un registro ordenado de la documentación para cumplir con la legislación mercantil y tributaria y para la toma de decisiones. “Picar facturas” es será por tanto registrar en un programa de contabilidad pero sin un archivo con sentido, no es contabilizar.

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